Pengelolaan Organisasi

1.   Pengelolaan

Pengelolaan akar katanya adalah “kelola” ditambah awalan “pe” dan akhiran “an”. Istilah lain dari pengelolaan adalah manajemen. (Djamarah 2006:175) “Manajemen adalah kata yang aslinya dari bahasa Inggris, yaitu management yang berarti ketatalaksanaan, tata pimpinan, pengelolaan”.

“Pengelolaan adalah proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pecapian tujuan” Depdikbud (dalam OSIS Mancaksa,: http://osis-smpn16-lg.blogspot.com/2009_03_01_archive.html,diakses : 6 Juni 2011).  Pengelolaan dalam arti umum menurut Arikunto (dalam Djamarah 2006:175) “adalah pengadministrasian, pengaturan atau penataan suatu kegiatan”.

2.   Organisasi

      a. Pengertian Organisasi

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertia organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat berikut:

Bernard (dalam OSIS Mancaksa,: http://osis-smpn16-lg.blogspot.com/2009_03_01_archive.html (diakses : 6 Juni 2011) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan bahwa “Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih” (I define organization as a system of cooperatives of two more persons).

Robbins (2006:4) “Organisasi adalah unit sosial yang dengan sengaja dikelola, terdiri atas dua orang atau lebih, yang berfungsi secara relatif terus menerus untuk mencapai satu sasaran atau serangkaian sasaran bersama.”

Siagian  (2002:46) mendefinisikan “Organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.

Hasibuan (2003:2) mengatakan “Organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja”.

Armosudiro (dalam OSIS Mancaksa,: http://osis-smpn16-lg.blogspot.com/2009_03_01_archive.html, diakses : 6 Juni 2011) mengatakan “Organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu”.

            b. Ciri-ciri Organisasi

                         Menurut Ndraha (2003:7) dalam bukunya “Budaya Organisasi” ciri-ciri organisasi adalah:

1.      adanya komponen (atasan dan bawahan)

2.      adanya kerjasama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)

3.      adanya tujuan

4.      adanya sasaran

5.      adanya keterikatan formal dan tata tertib yang harus ditaati

6.      adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

            c. Struktur Organisasi

Struktur di dalam suatu organisasi menjadi sangat penting manakala struktur tersebut berfungsi sebagai alat dalam mencapai tujuan organisasi. Secara formal suatu struktur mempunyai ciri, antara lain memiliki pola yang mapan, memiliki bagian-bagian, ada koordinasi atau hierarkis dan memiliki pedoman bagi kebijakan, prosedur, ukuran dan sistem evaluasi.

Ada 3 (tiga) fungsi dari struktur organisasi, yaitu:

1.   Harus mengahsilkan pengeluaran

2.   Meminimalkan pengaruh tingkat individu

3.   Merupakan kerangka dalam penggunaan kekuasaan.

Komponen utama dari struktur organisasi yaitu hierarki, di mana perluasan secara vertikal dan horizontal dapat terjadi di sini, dan kesatuan rantai perintah dimana kesatuan dalam penugasan dilakukan.

      d. Lingkungan Organisasi

Di kalangan ahli sosiologi ada perbedaan pendapat mengenai cara memandang lingkungan organisasi:

1.   Di satu sisi lingkungan organisasi adalah suatu yang nyata ada diluar suatu, jadi bersifat objektif.

2.   Di sisi lain, lingkungan organisasi adalah bagaimana anggota organisasi itu memandang keberadaannya, jadi sifatnya subjektif

Tetapi keduanya mempunyai kesamaan bahwa lingkungan organisasi adalah sesuatu yang sifatnya eksternal, berada di luar organisasi, mempunyai hubungan dan pengaruh secara timbal balik terhadap organisasi.

Hubungan secara sosiologis dapat berarti segala sesuatu yang mendorong dan mempengaruhi tingkah laku individu maupun kelompok. Setiap organisasi pasti akan selalu berhubungan dengan lingkungan, baik itu lingkungan fisik maupun nonfisik. Hubungan keduanya bersifat resiprokal, yaitu berupa hubungan timbal balik dan saling mempengaruhi.

Dalam hal ini, Scott (dalam Soe’oed,1996:72) mengambarkan 4 tingkatan lingkungan yang meliputi: tingkat perangkat organisasi; populasi organisasi; wilayah organisasi; organisasi fungsional.

Ada dua dimensi lingkungan, dimana organisasi itu berada, yaitu: Dimensi lingkungan yang dipandang sebagai karakteristik dasar lingkungan organisasi, dan dikenal sebagai kondisi umum. Dimensi lingkungan yang secara langsung berpengaruh terhadap perkembangan organisasi dan dikenal dengan kondisi khusus lingkungan organisasi.

Kondisi umum lingkungan menggambarkan dimensi lingkungan yang melatarbelakangi perkembangan organisasi. Misalnya, kemampuan baca tulis, tingkat pendidikan masyarakat, tingkat urbanisasi, dan sistem ekonomi. Sedangkan khusus lingkungan berkaitan erat dengan perkembangan organisasi. Ini mencakup, antara lain kondisi teknologi, sistem hukum, kondisi politik, kondisi ekonomi, kondisi demografis, kondisi ekologis, dan kondisi budaya.

      e. Organisasi dan Manajemen

Hal yang berbeda antara organisasi dan manajemen adalah organisasi sebagai alat atau wadah sekelompok orang dalam mencapai tujuan tertentu, sedangkan manajemen lebih mengarah kepada pengaturan atau pengelolaan untuk mencapai tujuan. adapun persamaan dari organisasi dan manajemen ialah sama-sama memiliki sasaran dan tujuan tertentu yang ingin dicapai.

            f.  Hubungan Organisasi, Administrasi dan Manajemen

Ada anggapan yang menyatakan bahwa sesungguhnya administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah administrasi digunakan pada badan/organisasi pemerintah, sedangkan istilah manajemen dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama artinya dengan manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat dilihat pada penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu diantaranya manajer pemasaran, manajer personalia dan lain-lain. Serta kepala bagian administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian dan lain-lain.

Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi, organisasi dan manajemen adalah sebagai berikut:

1. Kepemimpinan merupakan arti dari manajemen

2. Melalui manajemen semua kegiatan dikoordinir dan diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

3. Administrasi merupakan suatu kegiatan pelayanan, termasuk didalam kegiatan pengelolaan atau manajemen. Administrasi dapat dilaksanakan di dalam atau di luar organisasi (formal)

4. Organisasi (formal) merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan administrasi.